Nel mondo del Project Management. I "segreti" e i corsi della SUPSI per questa nuova figura professionale

MANNO - Le organizzazioni per poter gestire con successo i progetti hanno bisogno di un sistema di gestione che ne definisca le regole e gli strumenti. È per questo motivo che negli anni sono sorte, in ambito nazionale ed internazionale, molte organizzazioni che hanno definito come devono essere gestiti i progetti, hanno cioè definito dei sistemi di project management. Il project management è una disciplina professionale organizzativa fortemente caratterizzata dall’esperienza che si evolve sia nelle persone che nelle organizzazioni, finalizzata a definire l’ambiente e le regole per la gestione dei progetti.

Tra tutte le organizzazioni che definiscono i criteri di project management, riconosciute a livello mondiale, possiamo annoverare l’IPMA ed il PMI. L’IPMA (International Project Management Association), nata nel 1965 e con sede in Svizzera, è stata la prima associazione di project management ad essere stata creata. Il PMI (Project Management Institute) è oggi l’associazione maggiormente diffusa, ed il suo PMBOK (Project Management Body Of Knowledge), oltre ad essere uno standard ANSI è anche il documento che sta alla base della norma ISO21500 sul Project Management. Entrambe hanno avviato programmi di certificazione dei project manager riconosciuti in tutto il mondo.

Le organizzazioni, per gestire i progetti, hanno però bisogno che le persone siano adeguatamente formate attraverso dei processi formativi. In pochi anni si è passati da un concetto di ‘Gestione casareccia dei progetti’ ad un concetto di ‘Project Management’. Questo ha costretto sia gli enti formatori che i formatori stessi ad investire su un rinnovamento continuo dell’offerta e a confrontarsi con un’offerta internazionale che, con il diffondersi di Internet, non è più nettamente distinguibile dall’offerta nazionale.

La figura del Project Manager

Nasce in questo modo una nuova professione, il “project manager”, che purtroppo è ancora vista solo come una qualifica e non ancora come un percorso di carriera ma le cose sono destinate a cambiare perchè grazie al trattato di Schengen non vi potranno più essere barriere alla circolazione delle professioni all’interno dell’area europea ed occorrerà pertanto che si giunga ad una omogeneizzazione dei requisiti caratterizzanti le diverse professioni.

Anche la Pubblica Amministrazione, prima di molte grandi organizzazioni, si è accorta che solo attraverso una solida struttura di project management e con l’ausilio di idonei strumenti gestionali, che consentano di risolvere in maniera più adeguata le sfide che il mercato propone, può essere affrontata la rapida evoluzione della società attuale. In tale ottica viene avvertita sempre più l'esigenza di definire e gestire progetti che sono sempre più complessi e richiedono una adeguata azione di pianificazione, gestione e controllo.

L’ISO da parte sua, a causa del crescente interesse sulla materia del project management ha deciso di normarne prima alcuni aspetti per poi normare tutta la gestione dei progetti. La nuova evoluzione delle norme ISO 9000 sta, infatti, prendendo in considerazione i temi reativi al project management introducendo i ‘termini relativi alla qualità nel Project Management’, quali: progetto, attività, valutazione di avanzamento, gestione del progetto e piano di gestione del progetto (definizioni già presenti nella norma ISO 10006 sulla qualità nei progetti).

Le organizzazioni aziendali vivono sempre più di progetti; molte tra le piccole, medie e grandi imprese si sono già dotate di un sistema di project management e molte altre dovranno farlo nei prossimi anni perché è attraverso un completo controllo di costi e tempi dei progetti che un’azienda riesce a sopravvivere nel mare burrascoso della concorrenza. Ma cos’è il Project Management? Impossibile darne una risposta esaustiva, limitiamoci, pertanto, a darne una definizione che possa in qualche modo illustrare la complessità dell’argomento e di evidenziare l’estrema importanza e criticità per il successo delle organizzazioni e di conseguenza per il miglioramento delle performance dei progetti.

La definizione di Project Management

Per meglio definire il Project Management possiamo utilizzare la definizione che ne dà il PMI (Project Management Institute), nel suo PMBOK (Project Management Body Of Knowledge): “Il Project Management è l’applicazione di conoscenze, skill, strumenti e tecniche alle attività di progetto al fine di soddisfarne i requisiti. Il Project Management viene espletato mediante l’applicazione e l’integrazione dei processi di Project Management.

Il termine Project Management spesso viene anche utilizzato per descrivere un approccio della struttura organizzativa. Include, infatti, vari aspetti di organizzazione del lavoro, quali: l’identificazione dei requisiti, la definizione di obiettivi chiari e raggiungibili, l’individuazione del giusto equilibrio tra le esigenze di qualità, la necessità di adattare piani e approcci alle diverse aree di interesse e alle diverse aspettative dei vari stakeholder, nonchè tempi e costi. Il project management non deve però stravolgere l’intera struttura organizzativa ma deve andare ad innestarsi solo dove si svolgono attività non routinarie, quali possono essere le attività legate alla gestione dei fornitori, alla gestione dei magazzini e quelle degli uffici legali.

Le organizzazioni quando decidono di adottare i processi di project management lo fanno ponendosi dei ben precisi obiettivi, che possono essere suddivisi in funzione del fatto che abbiano una relazione con gli stakeholder o con il mercato, cioè obiettivi esterni all’organizzazione del progetto, ed obiettivi interni. Gli obiettivi esterni sono:

il miglioramento delle comunicazioni con i clienti, determinato da una miglior visibilità e consapevolezza dei bisogni dei clienti;

la riduzione dei rischi dovuti ad un insuccesso del progetto, perchè avendo un miglior controllo si ha la possibilità di intervenire in modo tempestivo al sorgere dei primi segnali d’allarme;

il miglioramento della qualità, dovuto ad un maggior controllo sin dalle fasi iniziali del progetto;

il miglioramento del grado di soddisfazione dei clienti, ottenuto attraverso il soddisfacimento dei tre obiettivi precedenti.
Si considerano obiettivi interni: il miglioramento delle comunicazioni del gruppo di progetto, risultante dall’utilizzo di una terminologia comune e da una chiara struttura organizzativa;

la riduzione degli errori ed il miglioramento della qualità dei processi, dovuto ad un chiaro disegno dei processi;

la riduzione dei tempi di realizzazione, ottenuta attraverso l’applicazione di strumenti che consentono un uso ottimale dei tempi di realizzazione;

la riduzione dei costi di progetto ed il miglioramento dei processi porta come beneficio un minor ricorso al re-work ed una maggior probabilità di rispettare gli obiettivi del progetto

La metodologia del project managment nel mondo professionale

Da quanto detto potrebbe sembrare evidente l’adozione delle metodologie di project management per porre rimedio ai molteplici problemi che affliggono le organizzazioni e la formazione di project manager per il governo dei processi. Purtroppo non sempre è così, anche se in questi ultimi anni si è osservata una sempre maggiore attenzione, da parte di imprese e enti governativi, nell’adozione di modelli di riferimento che possano garantire il raggiungimento di un’elevata qualità.

Uno dei problemi più gravi a cui bisogna dare una soluzione è la percezione che il management aziendale ha dei propri processi organizzativi, che molte volte sono sopravvalutati rispetto alle reali esigenze dell’azienda. Un rimedio può essere ricercato nell’adozione di norme internazionali per la rilevazione della maturità dei processi e per il loro ‘improvement’, quali il CMMI (Capability Maturity Model Integration) del SEI (Software Engineering Institute) della Carnegie Mellon University e l’OPM3 (Organizzative Project Management Maturity Model) del PMI.

La metodologia che un’azienda può disegnare per gestire i processi da sola non serve per ottenere il miglioramento auspicato, è necessario che le persone si identifichino in questi processi, che li adottino come strumento quotidiano di lavoro e non da ultimo, è necessaria la consapevolezza del management nel sostenere le scelte dell’organizzazione anche attraverso la disponibilità di risorse sufficienti a governare i processi. Il cambiamento, infatti, comporta un costo che verrà ripagato dai vantaggi competitivi che ne potranno nascere, dal miglioramento del time-to-market e da un miglioramento delle performance dei progetti che pertanto deve essere adeguatamente sostenuto. Tutto ciò è riconducibile alla necessità di una cultura di project management aziendale. Se non esiste una cultura radicata nell’organizzazione e nelle persone difficilmente i progetti potranno avere successo. La divulgazione di questa cultura è il compito più gravoso a cui deve far fronte il management e molto spesso la si sottovaluta o la si trascura perchè è un costo e come tale deve essere abbattuto. Si ricade sempre nella mancanza di visione strategica di chi non riesce a percepire l’enorme vantaggio a medio/lungo termine a fronte di un investimento immediato. Cosa si deve fare per sviluppare una cultura di project management? Non esiste una soluzione univoca poichè ogni struttura organizzativa si differenzia per persone, storia aziendale, cultura aziendale e management. Si possono dare delle indicazioni, dei suggerimenti a cui attingere. La cultura deve nascere dal management pertanto sarà necessario che si investa nella formazione dei vertici aziendali, poichè dovranno impostare i primi processi che traguardino l’organizzazione ad una miglior gestione dei progetti e dare alle persone una ragione per cambiare.

Contributo di Antonio Bassi, PMP®, docente di Project Management SUPSI

Offerta formativa SUPSI 2015/16: Project Management

I percorsi formativi SUPSI nell’ambito del Project Management garantiscono, a tutti i professionisti o a chi vuole entrare nel mondo del project management, una formazione avanzata e gli strumenti di una crescita professionale continua, attraverso la diffusione della conoscenza degli strumenti, delle best practice e la sperimentazione. Le proposte formative non riguardano solo ed esclusivamente la gestione dei progetti, ma in special modo la formazione manageriale di chi li gestisce.

Il project manager non è, infatti, solo colui che ha il compito di gestire il progetto, ma è il manager di domani dell’organizzazione. L' offerta è costituita da percorsi Advanced Studies, che consentono di ottenere il Master of Advanced Studies in Project, Program e Portfolio Management, e corsi di durata più breve, miratial perfezionamento delle conoscenze e all’ottenimento di nuove competenze. L’offerta non si limita solo alla proposizione di corsi di formazione ma anche al miglioramento delle conoscenze e competenze di project management sul territorio svizzero, e in particolar modo nel Canton Ticino, attraverso l’organizzazione di seminari di approfondimento con cadenza mensile, ideati con l'obiettivo di rafforzare il legame tra l'offerta formativa e il mondo del lavoro.

Destinatari:
Project Manager, imprenditori, dirigenti di azienda, responsabili di ricerca e sviluppo, responsabili HR e ricercatori.

Presentazione offerta formativa SUPSI 2015/16: Project Management

Quando:            Martedì 22 settembre 2015, ore 17.30

Dove:                   Dipartimento tecnologie innovative, Sala Primavera, Galleria 2, Manno

Iscrizioni:          Entro il 18 settembre 2015, scrivendo a dti.fc@supsi.ch oppure compilando il form online.

Informazioni:    www.supsi.ch/dti

Formazione     http://www.supsi.ch/dti/formazione-continua/offerta-formativa/advanced-studies.html