Ci sono eventi che, agli occhi di chi partecipa, sembrano scorrere con naturalezza. Gli ospiti arrivano, gli spazi funzionano, i tempi si incastrano, ogni dettaglio sembra trovare il proprio posto senza sforzo. È proprio in quella sensazione di semplicità, però, che si misura spesso la qualità di un’organizzazione ben riuscita.

Dietro, c’è un lavoro che comincia molto prima: ascoltare il cliente, capire il carattere dell’appuntamento, immaginare i flussi, coordinare reparti diversi, prevedere esigenze che magari non sono ancora state espresse. Oggi, del resto, chi sceglie un hotel per un incontro professionale o una manifestazione non cerca più soltanto una sala o un servizio, ma un’esperienza coerente, capace di unire lavoro, ospitalità, relazioni e territorio.

All’Hotel Belvedere Locarno, questo processo passa anche attraverso una struttura che riunisce sotto lo stesso tetto spazi per riunioni, camere, ristorazione e momenti di benessere, ma che si apre anche alla città e alla regione attraverso collaborazioni e servizi esterni. Un equilibrio tra precisione e flessibilità che diventa ancora più delicato nei periodi di maggiore intensità, come durante il Locarno Film Festival e Locarno Pro, quando l’Hotel entra pienamente nel ritmo internazionale della manifestazione.

È in questi momenti che il lavoro dell’Event Manager mostra forse meglio la sua natura: costruire una regia complessa senza farla percepire come tale. Perché, come sintetizza Giulia Buetti, “quando un evento sembra semplice, il lavoro è già riuscito”.

Oggi chi organizza un evento in hotel cerca ancora soprattutto una location, oppure un’esperienza costruita su misura? Da dove parte il vostro lavoro con il cliente?

Il luogo resta certamente importante, ma non è più sufficiente. Il cliente non cerca semplicemente uno spazio da occupare: cerca una soluzione che sia coerente con l’obiettivo dell’evento e con le persone che vi partecipano.

Il nostro lavoro parte quindi dall’ascolto. Quando arriva una richiesta, cerchiamo di capire non soltanto cosa ci viene chiesto, ma soprattutto cosa c’è dietro quella richiesta: qual è l’obiettivo dell’evento, chi sono i partecipanti, cosa si aspettano e quali sono le esigenze davvero prioritarie. A volte sono proprio gli aspetti che il cliente non esprime immediatamente a fare la differenza e a sorprenderlo.

Da lì costruiamo la proposta. Non partiamo da un catalogo di servizi, ma cerchiamo di capire quali elementi abbiano realmente senso per quello specifico evento. È questo, secondo me, il passaggio dalla semplice scelta di una location alla progettazione di un’esperienza.

Anche per questo è importante conoscere bene la propria struttura, ma avere anche una visione ampia della destinazione. Spesso, infatti, la scelta parte dalla località e solo successivamente dalla struttura che può meglio interpretare le esigenze del gruppo.

Negli ultimi anni sono cambiate le aspettative di aziende e organizzatori? Quali richieste vi arrivano oggi che qualche anno fa erano molto meno frequenti?

Sì, e credo che il cambiamento più evidente sia che oggi le persone non vogliono più vivere l’evento come qualcosa di separato dal resto del soggiorno. Anche quando si tratta di un evento business, c’è una maggiore attenzione alla qualità del tempo trascorso insieme.

Sono diventate quindi più frequenti richieste legate al team building, alle attività esperienziali, alla convivialità e al benessere. Un seminario di più giorni, per esempio, non si esaurisce più nelle ore trascorse in sala: può includere un’attività di gruppo, un’esperienza sul territorio, un momento di relax o una cena pensata per favorire la relazione tra i partecipanti.

È cambiato anche il livello di personalizzazione richiesto. Le aziende cercano soluzioni meno standardizzate e più aderenti alla propria identità e agli obiettivi dell’incontro. In fondo, oggi un evento deve lasciare qualcosa ai partecipanti, non soltanto trasmettere dei contenuti. Deve creare relazione, coinvolgimento e, possibilmente, un ricordo. Questo è forse il cambiamento più significativo rispetto a qualche anno fa.

L’Hotel Belvedere non offre soltanto spazi, ma anche ospitalità, ristorazione e servizi all’interno della stessa struttura. In che modo questa integrazione cambia la qualità e la gestione di un evento?

L’integrazione di più servizi all’interno della stessa struttura rappresenta innanzitutto un vantaggio organizzativo. Per il cliente significa avere un unico interlocutore e poter gestire in modo coordinato aspetti che, in altre situazioni, richiederebbero più fornitori e più livelli di organizzazione.

Per noi significa poter seguire l’evento nella sua globalità e avere un controllo diretto sui diversi momenti dell’esperienza: dall’accoglienza al pernottamento, dal lavoro alla ristorazione, fino ai momenti di relax e convivialità.

Questo diventa particolarmente evidente negli eventi di più giorni. Non è necessario pensare separatamente alla sala meeting, all’hotel, ai pasti e ai momenti informali: tutto può essere progettato come parte di un unico percorso. Il gruppo può lavorare, mangiare, soggiornare e vivere momenti di relazione all’interno della stessa struttura, con una maggiore continuità e meno complessità logistica.

C’è poi un altro aspetto per noi fondamentale: l’integrazione non significa pensare di dover fare tutto da soli. Al contrario, una struttura deve saper riconoscere anche ciò che non può o non deve offrire direttamente. È qui che entra in gioco la rete di partner e la conoscenza del territorio.

Se, per esempio, un cliente desidera inserire nel programma un’attività particolare, un servizio di trasporto o un’esperienza esterna, il nostro ruolo può essere quello di individuare il partner giusto e coordinare quella componente con il resto dell’evento.

In questo senso, la vera integrazione non è soltanto avere più servizi sotto lo stesso tetto, ma essere in grado di coordinarli e, quando necessario, integrarli con ciò che offre il territorio. È questo che permette di semplificare la vita al cliente e, allo stesso tempo, costruire un’esperienza più completa.

Un evento riuscito dà spesso l’impressione che tutto accada con naturalezza. Qual è invece la parte più complessa del lavoro che resta invisibile agli ospiti?

Dietro la naturalezza di un evento c’è in realtà un lavoro molto preciso e coordinato. Gli ospiti vedono il risultato finale, ma non tutto ciò che lo rende possibile: la pianificazione, il confronto tra i diversi reparti, la gestione delle tempistiche e l’attenzione ai dettagli.

La parte più complessa è riuscire a coordinare ogni elemento e, soprattutto, anticipare le esigenze prima ancora che si manifestino. Un evento coinvolge molte persone e professionalità diverse e il risultato dipende dalla capacità di tutti di lavorare nella stessa direzione.

Poi ci sono gli imprevisti e le richieste dell’ultimo minuto, che fanno parte del lavoro e richiedono rapidità e flessibilità. L’obiettivo è sempre lo stesso: trovare una soluzione senza che l’ospite percepisca la complessità che c’è dietro.

È forse questa la vera sfida dell’Event Manager: fare in modo che, dietro a un grande lavoro di squadra, tutto sembri semplice e naturale.

Il Locarno Film Festival e Locarno Pro sono probabilmente il banco di prova più particolare dell’anno. Il ritmo cambia completamente: ospiti internazionali, riservatezza, richieste dell’ultimo momento. Che cosa richiedono in più questi grandi appuntamenti rispetto a un evento ordinario?

La grande differenza sta innanzitutto nella tipologia e nella dimensione della clientela. Durante il Locarno Film Festival la città diventa un punto d’incontro internazionale e, come Hotel partner dell’evento, abbiamo l’opportunità di vivere questa esperienza in una vera e propria full immersion di dieci giorni.

Siamo inoltre sede di Locarno Pro, la sezione del Festival dedicata all’industria cinematografica e agli incontri tra professionisti del settore. Questo significa che durante quei giorni i nostri spazi devono essere più flessibili che mai.

Abbiamo sette sale modulabili che, nell’arco della stessa giornata, possono trasformarsi da sale meeting a spazi per interviste televisive e, poco dopo, tornare a ospitare incontri e riunioni. Anche la ristorazione richiede una pianificazione particolare: i pranzi di Locarno Pro possono coinvolgere circa 250 persone e devono essere organizzati con grande precisione, rispettando tempi e ritmi molto serrati.

In quei giorni la capacità di anticipare diventa fondamentale. Le richieste possono cambiare rapidamente, gli ospiti hanno esigenze diverse e spesso i tempi sono molto stretti. Per questo la preparazione, il coordinamento tra i reparti e la capacità di essere flessibili diventano ancor più importante del solito.

È un lavoro intenso, ma anche una grande opportunità: per dieci giorni l’hotel diventa parte integrante della vita del Festival e ci permette di confrontarci con standard, esigenze e professionalità di livello internazionale.